Adoptar un software para restaurantes garantiza una mejora de todos los procesos de administración, preparación de alimentos, ventas, inventarios y servicio al cliente en un negocio gastronómico, pero también implica retos importantes que se deben tener en cuenta.

Si estás considerando adoptar un sistema administrativo para restaurantes, ¡aquí te compartimos todo lo que debes tener en cuenta antes de implementarlo! 

 1. Tiempo de implementación del software restaurantero

La instalación de un software restaurantero puede tomar de una a dos horas  dependiendo de la capacidad de tu equipo y del internet del establecimiento. 

Después sigue la implementación básica del sistema, que puede oscilar entre 12 y 16 horas, dependiendo de la operación del restaurante y las necesidades a cubrir.

“En ocasiones las implementaciones nos pueden llevar hasta semana y media, esto depende del tamaño de la empresa, usuarios y procedimientos que se realizarán en el sistema”, menciona Fátima Jiménez, capacitadora de National Soft® y experta en el sistema Soft Restaurant®.

2. Llevar tu negocio mientras aprendes

Esta tarea puede ser mucho más fácil cuando el restaurantero posee experiencia y conocimiento en tecnología y procesos de la operación restaurantera, pues ambos se complementan para obtener un dominio rápido del software. 

Si no estás muy familiarizado con la tecnología, debes considerar adoptar un sistema para restaurantes intuitivo y fácil de manejar, pues será un aliado clave para hacer más rápida y asertiva tu curva de aprendizaje, así como para empezar a usar la información que te ofrece el software a tu favor.

Y no te preocupes, podrás continuar realizando las operaciones diarias de tu restaurante mientras lo dominas.

3. Capacitarte adecuadamente

Adquirir un software restaurantero no termina con la implementación. Generalmente, los proveedores ofrecen capacitaciones para que tanto tú como tu equipo de trabajo puedan usar el sistema adecuadamente.

Una capacitación óptima debe estar orientada a cubrir todos los procesos de tu restaurante y se debe desarrollar de acuerdo con la operación del piso de venta, con las áreas de producción y con las necesidades administrativas de tu restaurante, considerando la rapidez en la atención y la satisfacción de los comensales. 

Por otra parte, una capacitación carente de detalles y de una metodología basada en los objetivos de tu negocio puede ser fatal a la hora de poner en marcha tu software restaurantero, por lo que debes considerar que tu proveedor cuenta con capacitadores altamente calificados que puedan ayudarte a resolver todas tus necesidades.

4. Migrar tus productos al nuevo software restaurantero

Uno de los procesos que más tiempo consume en la implementación de cualquier software es la migración de los datos del negocio a la nueva solución tecnológica. Desafortunadamente, es una parte indispensable del proceso, pero con el software adecuado podrás encontrar formas de hacerlo más simple y minimizar cualquier error en el camino.

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En el caso de un restaurante, el tiempo que te tomará subir todos tus productos dependerá del tamaño y la complejidad de tu menú. En una implementación básica puedes subir hasta 50 productos simples en hora y media. 

Para una captura de entre 50 y 200 productos con opciones a elegir y comentarios de preparación, el tiempo puede ir desde cinco hasta ocho horas, dependiendo del giro del restaurante.

5. Falta de soporte después de la implementación

Es importante que al momento de adquirir el sistema para tu restaurante, tengas garantía de que podrás contar con el beneficio de servicio de soporte, pues así podrás sentirte protegido en caso de presentar algún incidente que requiera la asistencia de un especialista en el futuro.

“Al no contar con el conocimiento, el usuario puede pensar que el sistema no sirve. Me han tocado casos en los que por detalles de configuración no cuadran las cuentas, o eliminaron su base de datos sin querer”, describe Lorena Pech, asesora de ventas en línea de National Soft® y experta en el sistema Soft Restaurant®.

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6. Saber dónde observar el retorno de tu inversión

Los resultados de tu inversión en un software para restaurantes se demostrarán tanto de forma inmediata como en el mediano y largo plazo.

Desde el inicio de tus operaciones con la solución se empezarán a eliminar errores humanos como cálculos incorrectos en los consumos de cada mesa o problemas al escribir y leer comandas.

Al automatizar estos procedimientos manuales, el trabajo en equipo y la comunicación con las diferentes áreas de tu restaurante se verán inmediatamente favorecidos, y notarás un aumento tanto en la afluencia como en la satisfacción de tus comensales.

Otra de tus principales unidades de medida estará en el control de inventarios, pues es aquí donde podrás observar una disminución de las mermas al establecer un sistema basado en un menú estandarizado con el tamaño de porciones adecuado.

Un estudio realizado por la Comisión para la Cooperación Ambiental (CCA) describe que los ciclos regulares de compras y ventas impiden que se generen cantidades significativas de pérdida de alimentos, lo cual es fácil de controlar gracias al uso de un software administrativo para restaurantes.

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¿Estás listo para implementar un software para restaurantes en tu negocio?

Adoptar un nuevo sistema administrativo en un restaurante siempre implica un cambio lleno de retos que van surgiendo sobre la marcha, pero no tienes que preocuparte, pues al implementar el software adecuado estos retos serán sumamente fáciles de resolver.

Un sistema como Soft Restaurant® te brinda una solución intuitiva a la medida de tu negocio, facilitando la implementación y la integración de todos los procesos de tu restaurante, con diseños de pantallas fáciles de manejar con equipo touch, capacitación especializada y servicio de soporte de alto nivel.

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