La gastronomía es un negocio complejo en el que varias personas deben realizar múltiples tareas en un mínimo de tiempo posible, y esta necesidad ha llevado al desarrollo de herramientas especializadas como el software restaurantero, diseñado para garantizar un correcto funcionamiento de la gestión restaurantera, la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio.
Si ya has escuchado sobre esta herramienta pero aún no te queda claro qué es y qué hace, en este artículo te presentaremos algunos de los aspectos más importantes sobre su funcionamiento y los componentes que lo convierten en el aliado ideal para el crecimiento de los restaurantes.
¿Qué es un software para restaurantes?
Un software restaurantero es un sistema diseñado para mejorar el control y optimizar todas operaciones que intervienen en la operación de un restaurante, bar, cafetería, pizzería, foodtruck y prácticamente cualquier negocio de venta de alimentos y bebidas.
Este sistema se compone de un programa informático que se instala en un equipo servidor y se encarga de registrar todas las ventas, generando una base de datos con información importante de todas las operaciones registradas para facilitar la administración, la consulta de reportes y la toma de decisiones.
Además del software, este sistema puede incluir componentes físicos de hardware como la impresora de tickets y el monitor de producción, así como herramientas adicionales que se encargan de optimizar tareas específicas del negocio gastronómico, como las tabletas que operan como una comandera móvil o un menú digital.
¿Cómo funciona un software restaurantero?
El software restaurantero funciona como el cerebro que coordina todas las operaciones de un negocio gastronómico, desde el primer momento en que abre sus puertas hasta que termina el día.
Una vez que el sistema está configurado, los meseros pueden registrar los pedidos de los clientes (ya sea para comedor, para domicilio o para llevar). Esta información se registra automáticamente en el área de control de producción (ya sea la cocina o el bar), donde el personal de producción recibe la información y prepara la orden del comensal.
En el área de comedor, el sistema juega un papel importante para brindar un servicio de excelencia, ágil y sin errores a la hora de entregar el pedido y garantizar la satisfacción total del comensal, ayudando también a ofrecer beneficios exclusivos para recompensar su visita y motivarlo a convertirse en un cliente frecuente.
De forma automatizada, toda la información de las comandas, la producción y la visita de los clientes se almacena en el sistema para facilitar la administración del restaurante, el control de los inventarios, el control de costos, las compras, la facturación y todas las tareas que forman parte de la gestión del negocio.
Te mostramos una representación gráfica de este funcionamiento:
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¿Qué funciones tiene un software para hacer crecer un restaurante?
Si bien este sistema cuenta con diversas herramientas que facilitan el control y la comunicación entre todas las áreas del establecimiento, te presentaremos cuáles son las funciones más importantes que te ayudarán a crecer y por qué:
1. Punto de venta
La función de punto de venta es una de las más características de un software restaurantero, pues es la que permite generar los tickets de consumo y efectuar los cobros en comedor, en drive thru o para servicio a domicilio de forma rápida y eficaz para brindar un servicio al cliente de excelencia.
A diferencia de un punto de venta para cualquier tipo de negocios, un punto de venta para restaurantes facilita el desarrollo de las operaciones específicas en la venta de alimentos y bebidas, como abrir la cuenta de una mesa, dividir la cuenta entre varios comensales, aplicar descuentos, promociones, cancelaciones y controlar el mapa de mesas.
Este módulo ayuda también a llevar un mejor control en la rotación de personal, pues permite abrir y cerrar turnos, configurar perfiles de seguridad para que solo puedan realizarse las tareas asignadas por mesero y consultar las ventas realizadas por turno, entre otras opciones.
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2. Monitor de producción
Sabemos que en el interior de la cocina ocurre la magia que maravilla los paladares de tus comensales, pero para poder lograr satisfacer a todos en tiempo y calidad es necesario contar con herramientas que te ayuden a llevar el control total de cada proceso de preparación, y es aquí donde entra el monitor de producción.
Esta función muestra las órdenes conforme se van levantando y las identifica por colores dependiendo del tiempo que llevan en preparación, además de incluir los comentarios de preparación (“sin mayonesa”, por ejemplo), los ingredientes que componen los productos compuestos y contar con sonidos de alerta para cuando llega una nueva comanda o para cuando un producto ya excedió su tiempo de preparación.
Gracias a esto, permite llevar un control total sobre la producción para poder producir más en un menor tiempo, aumentando la capacidad del negocio para atender a más clientes y crecer sin perder en servicio ni calidad de producto.
3. Administración del restaurante
El crecimiento de un restaurante implica pensar más allá de las ventas del día, pues para poder tener éxito en una industria altamente competitiva es necesario plantearse objetivos que ayuden a obtener el máximo beneficio al mínimo costo, lo que puede ser un reto difícil de sobrellevar sobre todo si no está familiarizado con la administración de un restaurante.
Aquí es donde la función de administración que ofrece un software restaurantero se convierte en una herramienta necesaria para sistematizar toda la información de las operaciones que se realizan en el negocio (ventas, compras, inventarios, pedidos, facturación electrónica, etc.) para poder generar reportes de consulta a partir de datos reales que ayuden a tomar decisiones acertadas para el crecimiento del restaurante.
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4. Control de inventarios
Esta función es una de las más importantes para garantizar el éxito de un restaurante, ya que sin una correcta implementación del control de inventarios podrías estar perdiendo hasta el 30 por ciento de tus utilidades por merma, extravíos o incluso robo hormiga.
En un sistema para restaurantes, el control de inventarios permite dar de alta a los proveedores, registrar las presentaciones de los insumos, manejar un stock mínimo y máximo, registrar las compras, llevar un control preciso de las recetas y generar reportes de existencias y traspasos de almacén, entre otras actividades, garantizando un control total sobre tus productos y con ello la posibilidad de aumentar tus ganancias.
5. Fidelización de clientes
Garantizar la satisfacción del comensal es una tarea que no termina cuando se consume el producto entregado, sino que requiere de un trabajo importante de comunicación y recompensas para estimular su regreso a corto, mediano y largo plazo.
Por ello, la función de fidelización es fundamental en un software restaurantero para que cada visita se convierta en una fuente de información sobre el servicio y las preferencias de consumo, así como una forma de promover el regreso de los visitantes a través de beneficios exclusivos como promociones, descuentos especiales y monedero electrónico.
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¿Mi negocio necesita un sistema para restaurantes?
Desde su aparición en el sector restaurantero hasta el día de hoy, esta tecnología se ha ido nutriendo con herramientas especializadas en dar solución a las distintas necesidades de los restaurantes, convirtiéndose en un aliado infaltable en los restaurantes que desean estandarizar sus procesos y obtener el control total de la operación.
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