Las mermas, la falta o exceso de materia prima y el robo hormiga son síntomas comunes de un restaurante que no cuenta con un sistema de control adecuado para el manejo de sus inventarios. 

Si en tu restaurante sufres algunos de estos problemas, en este artículo te explicaremos cómo llevar el control de inventarios en un restaurante de manera adecuada para obtener el máximo rendimiento de tu negocio ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el control de un inventario y cuál es su importancia?

El control de inventarios es el proceso mediante el cual un restaurante administra las mercancías que guarda en almacén, con la finalidad de registrar información de la entrada y salida de los productos, así como facilitar el ahorro de los costos. 

La mayoría de restaurantes invierten alrededor de un 30 por ciento de los costos totales en la compra de alimentos, por lo que llevar un buen control de tu inventario es fundamental para usar los recursos de la manera más eficiente y optimizar el presupuesto invertido.

¿Cómo llevar el control de inventarios en un restaurante correctamente?

Aunque existen diferentes métodos para llevar el control de un inventario dependiendo de los recursos humanos y tecnológicos del restaurante, algunos de los pasos más recomendados son:

1. Realiza un inventario físico

El primer paso es realizar un inventario físico total, donde deberás anotar todos los artículos y cantidades en existencia, junto con la lista de precios de los productos. Este inventario te servirá como base para clasificar tus productos y llevar un registro de las entradas y salidas.

2. Clasifica tus productos

 Uno de los métodos más usados para clasificar los productos de un restaurante es el sistema ABC, que se basa en identificar los productos que tienen un impacto importante en el valor global de tu almacén. Para realizarlo, debes clasificar los insumos que utilizas para la elaboración de tu menú según su relevancia en el consumo y su costo.

• Insumos A: son los que componen al menos 70 por ciento del valor total en dinero de tu materia prima.
• Insumos B: componen aproximadamente el 20 por ciento del valor total.
• Insumos C: representan el 10 por ciento restante.

De acuerdo con esta clasificación, tus insumos A deben ser los que mayor costo le generan a tu restaurante y, por lo tanto, en estos debes es donde debes invertir mayor cuidado y control. Algunos ejemplos de insumos A son todas las carnes, los lácteos y los mariscos.

Tus insumos B serán los que representen un costo intermedio para tu almacén, como pueden ser las frutas y verduras, mientras que los insumos C son los que te generen el menor costo, por ejemplo, las especies.

3. Lleva una lista de las entradas y salidas de tu almacén
Una vez que hayas clasificado tu inventario, es momento de empezar a llevar una lista de las entradas y salidas del almacén en el momento en que suceden.

• Entradas: Pueden ser las compras o los traspasos que llegan a tu restaurante desde otras sucursales (en el caso de que cuentes con estas).
• Salidas: Corresponden directamente a las ventas o bien, a las mermas (que podrían representar de cero hasta tres por ciento del valor de tu inventario).

Esta lista te servirá para verificar los consumos diarios de tu restaurante, así como para elaborar una lista de compras que puede incluir las cantidades exactas que debes invertir para cubrir el costo de tus productos.

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Para poder llevar un control exacto de las salidas de tu almacén, es necesario que cuentes con fichas técnicas de tus platillos, que todas las recetas estén estandarizadas y que se elaboren con base en lo descrito, con la finalidad de puedas generar un cálculo correcto de tus costos.

4. Define la frecuencia con la que se hará la revisión del inventario
El siguiente paso es definir la periodicidad con la que implementarás la revisión de tu inventario. De acuerdo con el sistema ABC, es recomendable realizarlo de la siguiente manera:

5. Determina máximos y mínimos de stock 

A partir de la información histórica que generes en la gestión de tus inventarios puedes determinar la cantidad mínima y máxima de mercancía que debas tener disponible para garantizar una operación exitosa para evitar tener que destinar un exceso en gastos de almacenamiento, pero manteniendo lo suficiente para prevenir un aumento de la demanda.

6. Utiliza la tecnología para optimizar el control y evitar pérdidas

Ya que has definido los primeros pasos de tu sistema para llevar el control de tus inventarios, es momento de implementar herramientas tecnológicas que te permitan automatizar las tareas manuales, ayudándote a obtener mayor precisión en tus registros y disponer de más tiempo para implementar mejores estrategias comerciales.

Por ejemplo, un software restaurantero que incluya la función de control de inventarios te permitirá llevar un control teórico de tus insumos basado en tus recetas y en los movimientos que realices en tu operación diaria. Por tanto, al realizar tu inventario físico periódico podrás identificar de manera oportuna si hay mercancía faltante que pueda haber sido robada o se haya perdido.

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¡Pon en marcha tu control de inventarios!

Ahora es momento de dar los primeros pasos para implementar un buen control del inventario de tu negocio, pues se trata de dinero que está almacenado en algún lugar de tu establecimiento y que puedes estar perdiendo sin darte cuenta.

Considera que primero deberás fijar los procedimientos internos de operación que orientarán las actividades de tu equipo de trabajo. Posteriormente, con la ayuda de un software para restaurantes podrás llevar el control de tus inventarios de manera práctica y automatizada, así como corroborar que tus inventarios físicos estén en orden.

Finalmente, a partir de los datos que obtengas de tu control podrás desarrollar mejores estrategias para optimizar al máximo tu operación. Si deseas conocer las mejores metodologías y herramientas para gestionar tu negocio, te invitamos también a inscribirte al Programa para aumentar la rentabilidad de tu restaurante ¡Conoce todos los detalles aquí abajo!